Reguliere informatievoorziening en ad hoc informatievoorziening
Begroting
Het Dagelijks Bestuur zorgt voor het toezenden van de ontwerpbegroting vergezeld met een behoorlijke toelichting twaalf weken voor vaststelling door het Algemeen Bestuur. Bij het opstellen van de ontwerpbegroting, houdt het Dagelijks Bestuur rekening met de door de deelnemers opgestelde begrotingsrichtlijnen. De ontwerpbegroting wordt voor eenieder ter inzage gelegd en algemeen verkrijgbaar gesteld, wat openbaar wordt kennisgegeven. Provinciale Staten en de gemeenteraden vergaderen niet eerder dan twee weken na de openbare kennisgeving over de ontwerpbegroting. Zij kunnen bij het DB hun zienswijze over de ontwerpbegroting naar voren brengen. Het DB voegt deze zienswijzen, voorzien van zijn reactie, toe aan de ontwerpbegroting zoals deze aan het AB wordt aangeboden. De begroting wordt vastgesteld door het Algemeen Bestuur, maar niet eerder dan 8 weken nadat deze aan de raden en staten van de deelnemers is verzonden in het jaar voorafgaande aan dat waarvoor zij dient. Het DB zendt de vastgestelde begroting binnen twee weken na de vaststelling, doch in ieder geval vóór 1 augustus aan de minister.
Reguliere informatievoorziening en ad hoc informatievoorzieningJaarrekening
Jaarrekening
Het Dagelijks Bestuur zorgt voor het toezenden van de voorlopige jaarrekening vóór 30 april van het jaar volgend op het jaar waarop de jaarrekening betrekking heeft. Provinciale Staten en de gemeenteraden kunnen binnen 8 weken bij het DB hun zienswijze over de voorlopige jaarrekening naar voren brengen.
De vaststelling van de jaarrekening (als bedoeld in artikel 58, derde lid, van de Wet gemeenschappelijke regelingen) geschiedt vóór 15 juli volgend op het jaar waarop deze betrekking heeft. Het DB zendt de vastgestelde jaarrekening binnen twee weken na de vaststelling doch in ieder geval vóór 15 juli aan de minister. Vaststelling van de rekening strekt het DB tot decharge, behoudens later in rechte gebleken valsheid in geschrifte of andere onregelmatigheden.
Risicomanagement
Risicomanagement
De toenemende complexiteit van de samenleving, het complexe stelsel van afspraken waarbinnen de ODGM opereert en de snel veranderende wet- en regelgeving dwingt ODGM tot groot risicobewustzijn. Het is van belang inzicht te hebben in de risico’s die zich manifesteren bij de uitvoering van de taken, de oorzaken op te sporen en om daarbij passende maatregelen te treffen. In veel gevallen is er bij daadwerkelijk optreden van het risico ook sprake van financiële schade bij ODGM en dus ook voor de deelnemers daarin.
Risicoanalyse
Jaarlijks vindt er bij de samenstelling van de jaarrekening een analyse plaats van de risico’s binnen ODGM. Bij de analyse van de risico’s worden het bedrijfsplan, uitvoeringsplan en de meerjarenbegroting als uitgangspunt genomen, aangevuld met de tot dan toe opgedane praktijkkennis.
Beheersmaatregelen
Om de risico’s te kunnen beheersen moeten beheersmaatregelen worden genomen. Deze maatregelen moeten leiden tot risicobewustzijn van medewerkers en management van ODGM en tot bepaalde vaardigheden binnen ODGM. Voorbeelden hiervan zijn pro-activiteit of continu monitoring. Soms kan een risico makkelijk worden ondervangen door een verzekering, voor andere risico’s dienen meer ingewikkelde oplossingen te worden gezocht. Ook kan het zijn dat bewust een risico wordt aanvaard omdat de kosten van de beheermaatregel in de buurt komen van het feitelijke risico. Feit is dat [bijna] elke beheersmaatregel geld kost en het dan ook noodzakelijk is dat voor elke maatregel een kosten/baten analyse wordt gemaakt.
Restrisico
Ook al zijn er beheersmaatregelen genomen dan nog kan het zijn dat er een risico overblijft: het zogenoemde restrisico. Zaak is dan dit restrisico zo nauwkeurig mogelijk te kwantificeren.
Kwantificering van de risico’s
In de jaarrekening worden de bekende risico’s beschreven met vermelding van de beheersmaatregel en tevens aangegeven of er nog sprake is van een restrisico. Dit restrisico wordt vervolgens gekwantificeerd:
- Welk bedrag is ermee gemoeid: om tot een waardering van een risico te komen dienen ook de [financiële] gevolgen/ impact van een risico te worden geschat. Vaak is niet exact aan te geven wat de omvang van een risico in financiële zin zal zijn en zal met een schatting moeten worden volstaan.
- Hoe groot is de kans dat het zich voordoet: voor elk risico is een inschatting gemaakt van de kans dat zich een risico voordoet. Daarbij is gebruik gemaakt van de volgende kans-klasse indeling:
Klasse | Waarschijnlijkheid | Kans |
|---|---|---|
1 | Zeer klein | 10% |
2 | Klein | 25% |
3 | Midden | 50% |
4 | Groot | 75% |
5 | Zeer groot | 90% |
De inschatting van de kans voor de verschillende risico’s vindt ook plaats op basis van eigen historische gegevens.
Weerstand
Om foutieve rapportage te voorkomen wordt de paragraaf weerstandsvermogen alleen nog in het jaarverslag opgenomen.